Kurz gesagt
Bei mehr als 1.000 Gästen entscheidet eine einfache Rechnung über die Wartezeit. Ein Foodtruck schafft bei Vollauslastung 300 bis 400 Ausgaben pro Stunde. Teile die erwarteten Ausgaben durch die Essenszeit und durch diesen Wert, plane Puffer für den ersten Ansturm ein, verteile die Trucks über das Gelände und gib Getränke an eigenen Stationen aus.
Bei 150 Gästen fällt eine Schlange von zehn Minuten kaum auf. Bei 1.500 Gästen wird aus derselben Planung schnell eine halbe Stunde Wartezeit, und genau daran erinnern sich die Leute hinterher. Die gute Nachricht: Wartezeiten lassen sich ziemlich genau vorausberechnen. Wer die Zahlen vorher kennt, kann Trucks, Laufwege und Getränke so planen, dass es auch bei großen Festen ruhig bleibt.
Die Grundrechnung: Ausgaben pro Stunde
Ein Foodtruck schafft bei Vollauslastung 300 bis 400 Ausgaben pro Stunde. Für die Planung brauchst du nur drei weitere Werte: Wie viele Gäste essen, wie viele Gerichte nimmt jeder im Schnitt, und wie lange ist die Ausgabe geöffnet. Daraus ergibt sich die Zahl der Ausgaben pro Stunde und damit die Zahl der Trucks.
| Gäste | Gerichte pro Person | Ausgabezeit | Ausgaben pro Stunde | Trucks |
|---|---|---|---|---|
| 1.000 | 1 | 2 Stunden | 500 | 2 |
| 1.500 | 2 | 2 Stunden | 1.500 | 4 bis 5 |
| 3.000 | 1 | 3 Stunden | 1.000 | 3 bis 4 |
| 5.000 | 1 | 3 Stunden | rund 1.670 | 5 bis 6 |
Die untere Truckzahl rechnet mit 400 Ausgaben pro Stunde, die obere mit 300. Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, nimm die obere. Der Grund ist der erste Ansturm: In der ersten halben Stunde nach Eröffnung kommen deutlich mehr Leute als im Durchschnitt. Danach entspannt es sich, vor allem, wenn ein Teil der Gäste später für ein zweites Gericht wiederkommt.
Mehrere Küchen statt einer langen Reihe
Ab einer gewissen Größe stehen mehrere Trucks nebeneinander. Dabei lohnt es sich, unterschiedliche Küchen zu wählen, etwa Burger, Asia, Mexican und Pizza. Die Gäste verteilen sich dann nach Geschmack, und niemand steht in einer einzigen langen Schlange.
Völlig gleichmäßig verteilt sich das allerdings nie. Erfahrungsgemäß hat eine Küche immer etwas mehr Zulauf als die anderen. Wenn du eine Küche besonders stark erwartest, plane sie doppelt ein. Wir haben zehn eigene Foodtrucks und Trailer und ein Netz von über 50 Partner-Trucks deutschlandweit, damit lassen sich auch Events mit bis zu 10.000 Gästen besetzen. Die Auswahl der Küchen findest du im Menü.
Platzierung der Trucks und Laufwege
Die Kapazität auf dem Papier nützt wenig, wenn sich vor den Trucks alles staut. Ein paar Grundregeln helfen:
- Verteile die Trucks über das Gelände, statt sie eng in eine Ecke zu stellen. Zwei Gruppen an gegenüberliegenden Seiten entzerren die Wege.
- Lass vor jedem Truck genug Platz für die Schlange, damit sie nicht in den Hauptweg hineinwächst.
- Häng die Speisekarten so auf, dass man sie schon von weitem lesen kann. Wer erst am Fenster entscheidet, bremst alle hinter sich.
- Stell Stehtische und Sitzplätze nicht direkt vor die Ausgabe, sondern ein paar Meter versetzt.
- Halte Rettungswege und Zufahrten frei, auch wenn es eng wird.
Denk außerdem an den Strom. Jeder Truck braucht einen eigenen Anschluss mit 230 Volt (16 Ampere). Bei fünf oder sechs Trucks sind das genauso viele Anschlüsse, das solltest du früh mit dem Elektriker der Location klären. Wasser und Gas haben die Trucks an Bord.
Getränke an eigenen Stationen
Ein typischer Fehler bei großen Festen: Essen und Getränke werden an denselben Fenstern ausgegeben. Jede Bestellung dauert dann länger, und die Schlange wächst. Besser ist es, Getränke getrennt anzubieten.
Am Truck selbst gibt es Softdrinks aus 0,33-l-Glasflaschen, das geht schnell. Bier, Wein und Sekt kommen besser aus einem eigenen Barwagen oder Getränke Trailer, der an einer anderen Stelle des Geländes steht. So verteilen sich die Gäste von selbst. Mehr dazu auf der Seite zum Getränke-Catering.
Zwei Feste mit je 5.000 Gästen
Wie das im großen Maßstab aussieht, zeigen zwei Beispiele. 2022 haben wir das große Sommerfest von DEUTZ in Köln mit 5.000 Gästen versorgt. 2019 war es das Jubiläumsfest zu 50 Jahren DHL in Bonn, ebenfalls mit 5.000 Gästen.
Bei Festen in dieser Größe kommt es vor allem auf eines an: genug Trucks für die Spitze, nicht für den Durchschnitt. Wer gerade ein Sommerfest oder ein Firmenjubiläum in dieser Größe plant, kann mit der Rechnung oben gut starten.
Vorlauf und Anfrage
Je größer das Fest, desto früher solltest du anfragen. Für 500 bis 2.000 Gäste empfehlen wir ab vier Wochen Vorlauf, für 2.000 bis 5.000 Gäste ab sechs Wochen und für 5.000 bis 10.000 Gäste ab acht Wochen. In der Hochsaison im Juni, August, September und Dezember gilt eher mehr.
Größere Gruppen sind pro Person günstiger. Eine erste Preisspanne zeigt dir der Kalkulator, die Faktoren dahinter erklärt die Preisseite. Alles zu Kapazität und Ablauf bei großen Events findest du auf der Seite zur Großveranstaltung.