Kurz gesagt
Plane die Firmenfeier mit Foodtruck rückwärts vom Eventtag. Bis 300 Gäste reichen meist zwei Wochen Vorlauf, bei 800 bis 2.000 Gästen solltest du vier Wochen einplanen, in der Hochsaison mehr. Klären musst du Gästezahl, Menü, Stellfläche, Zufahrt, Strom mit 230 Volt und 16 Ampere pro Truck und einen Plan für schlechtes Wetter.
Eine Firmenfeier mit Foodtruck ist organisatorisch überschaubar. Ein paar Punkte musst du aber früh klären, weil sie sich kurz vorher kaum noch ändern lassen: die Fläche, den Strom und die Zufahrt. Am leichtesten planst du rückwärts, vom Eventtag aus. So siehst du sofort, was noch Zeit hat und was diese Woche erledigt sein muss.
Erst die Eckdaten klären
Bevor du Angebote einholst, sollten Datum, ungefähre Gästezahl, Ort und Uhrzeit der Ausgabe feststehen. Mit diesen Angaben kann jeder Caterer rechnen. Im Kalkulator siehst du damit schon eine Preisspanne, bevor du überhaupt jemanden anrufst.
Der Ort entscheidet auch über die Anfahrt. Innerhalb des Rheinlands sind die Wege kurz, von Leverkusen nach Bonn sind es rund 45 Kilometer. Bei weiter entfernten Städten kommen Fahrtkosten dazu. Überleg dir außerdem, ob es nur Essen geben soll oder auch Getränke, Sitzplätze und Musik. Eine Feier am Nachmittag auf dem Firmenparkplatz braucht anderes als ein Abend in einer gemieteten Halle. Mehr zum Anlass steht auf der Seite zur Firmenfeier.
Der Zeitplan rückwärts ab dem Eventtag
6 bis 8 Wochen vorher
Bei sehr großen Feiern oder einem Event außerhalb von NRW, etwa in Berlin, Hamburg oder München, solltest du jetzt anfragen. Für Großveranstaltungen mit 2.000 bis 5.000 Gästen sind sechs Wochen Vorlauf sinnvoll, ab 5.000 Gästen acht. Auch Termine in der Hochsaison im Juni, August, September und Dezember gehören in diese frühe Phase. Ist die Location gemietet, frag gleich beim Betreiber nach, ob ein externer Foodtruck aufs Gelände darf. Viele Locations arbeiten mit festen Caterern.
3 bis 4 Wochen vorher
Für Firmenfeiern mit 800 bis 2.000 Gästen sind vier Wochen die empfohlene Vorlaufzeit, bei 300 bis 800 Gästen reichen drei. Jetzt steht das Angebot, und du legst fest, welche Küchen kommen und wie viele Gerichte pro Person es gibt. Was die einzelnen Pakete enthalten, steht auf der Preisseite.
Plane in dieser Phase auch die Fläche: Wo steht der Truck, wo ist die nächste Steckdose, wie kommt das Fahrzeug dorthin. Soll der Truck im öffentlichen Raum stehen, kümmere dich spätestens jetzt um die Sondernutzungserlaubnis der Kommune. Frag dort nach, wie lange die Bearbeitung dauert.
2 Wochen vorher
Bis 300 Gäste ist das die kürzeste empfohlene Vorlaufzeit. Sammle jetzt Allergien und Unverträglichkeiten im Team. Vegetarische und vegane Gerichte sind bei NICE! Streetfood ohnehin dabei, bei Gluten- oder Laktoseintoleranz wird separat zubereitet. Religiöse Speisevorschriften solltest du ebenfalls melden. Bestell auch die Ausstattung, also Stehtische, Bierzeltgarnituren oder Pavillons, über die Eventausstattung.
1 Woche vorher
Die Gästezahl wird verbindlich. Kommen am Ende 1 bis 5 Gäste mehr, wird das je nach Paket nicht extra berechnet. Bei größeren Abweichungen gibst du besser vorher Bescheid. Leg den Ablauf fest: Wann beginnt die Ausgabe, wann gibt es Reden, wann ist Schluss. Ab jetzt wird eine Absage teurer, denn eine Woche bis 48 Stunden vor dem Event liegen die Stornokosten laut AGB bei 50 %.
Informiere Facility Management oder Hausmeister über Ankunftszeit und Stellfläche. Parkplätze, auf denen der Truck stehen soll, müssen am Eventtag frei sein.
Am Vortag
Prüf die Wetterprognose. Bei Regen brauchen die Gäste einen trockenen Platz zum Essen, bei Kälte Heizstrahler. Bei einer Weihnachtsfeier im Dezember gehören Pavillons und Heizstrahler ohnehin auf die Liste. Sperr die Stellfläche ab, etwa mit Flatterband oder einem Schild am Parkplatz, damit am nächsten Morgen dort kein Auto steht.
Am Eventtag
Der Truck kommt zwei bis drei Stunden vor der Ausgabe. Sorg dafür, dass jemand vor Ort ist, der die Fläche zeigt und weiß, wo der Stromanschluss ist. Die Ausgabe dauert meist zwei bis drei Stunden. Wird es länger, gilt eine Kulanz von 30 Minuten, danach werden je angefangene Stunde 120 € netto berechnet.
Die Checkliste zum Abhaken
- Datum, Uhrzeit der Ausgabe und Dauer festgelegt
- Gästezahl geschätzt und eine Woche vorher verbindlich bestätigt
- Gerichte pro Person gewählt: 1, 2 oder All You Can Eat
- Küchen ausgewählt, vegetarische und vegane Optionen geprüft
- Allergien, Unverträglichkeiten und religiöse Vorgaben abgefragt
- Stellfläche ausgemessen und für den Eventtag freigehalten
- Zufahrt geprüft: Tore, Schranken, Poller, Durchfahrtshöhe
- Stromanschluss mit 230 Volt und 16 Ampere pro Truck in Reichweite
- Zustimmung von Eigentümer oder Location-Betreiber eingeholt
- im öffentlichen Raum: Sondernutzungserlaubnis beantragt
- Getränke geklärt
- Sitzplätze, Stehtische und Wetterschutz organisiert
- Ansprechpartner für den Eventtag benannt
- Stornobedingungen gelesen
Typische Stolpersteine am Eventtag
Die Stellfläche ist zugeparkt, weil die Info nicht bei allen angekommen ist. Dann wird am Morgen nach Fahrzeughaltern gesucht, während die Aufbauzeit läuft. Ein Schild am Vortag und eine Rundmail an alle, die auf dem Gelände parken, helfen.
Der Strom fällt aus, weil der Truck am selben Stromkreis hängt wie die Musikanlage oder die Kaffeemaschine im Foyer. Jeder Truck braucht einen eigenen Stromkreis. Lass dir vom Hausmeister zeigen, welche Steckdose an welcher Sicherung hängt.
Die Ausgabe startet, während noch die Rede läuft, und die Hälfte der Gäste steht schon in der Schlange. Plan Reden lieber vor die Ausgabe oder in eine ruhige Phase danach. Und für den Fall, dass es regnet, sollte feststehen, wo gegessen wird. Mit einem Pavillon neben dem Truck ist das meist gelöst.