Kurz gesagt
Beim Roadshow-Catering mit Foodtruck planst du jeden Stopp wie ein eigenes kleines Event: Stellfläche, Zufahrt, ein Stromanschluss mit 230 Volt (16 Ampere) pro Truck und, im öffentlichen Raum, eine Genehmigung. Rechne pro Standort zwei bis drei Stunden Aufbau ein, plane die Fahrtage realistisch und frage drei bis sechs Wochen vorher an.
Eine Roadshow lebt davon, dass an jedem Stopp dasselbe passiert: Leute kommen vorbei, schauen sich Produkt oder Marke an und bleiben eine Weile. Ein Foodtruck hilft dabei, weil Essen der einfachste Grund ist, stehen zu bleiben. Damit es an Stopp fünf genauso läuft wie an Stopp eins, muss das Catering für jeden Ort einzeln durchdacht sein.
Jeder Stopp ist ein eigenes Event
Roadshows werden meist als Ganzes geplant: Route, Termine, Material. Für das Catering reicht das nicht. Jede Fläche hat ihre eigenen Bedingungen. Was in der einen Stadt ein Firmenparkplatz mit Stromkasten ist, kann in der nächsten ein Platz in der Fußgängerzone ohne jeden Anschluss sein.
Bewährt hat sich ein kurzes Datenblatt pro Standort. Es kostet eine Stunde Arbeit und erspart am Tag selbst viele Telefonate.
Checkliste pro Standort
- Adresse und genaue Stellfläche. Die Trucks messen je nach Küche zwischen 5 × 2 und 7 × 2 Metern, dazu kommt Platz für die Schlange.
- Zufahrt: Durchfahrtshöhe, Schranken, Untergrund und das Zeitfenster, in dem der Truck aufs Gelände darf
- Strom: ein Anschluss mit 230 Volt (16 Ampere) pro Truck und eine Person, die ihn vor Ort freigibt
- Genehmigung: Auf privatem Gelände reicht in der Regel die Zustimmung des Eigentümers. Im öffentlichen Raum braucht es eine Sondernutzungserlaubnis der Stadt, die der Veranstalter beantragt.
- Ansprechpartner vor Ort mit Handynummer
- Erwartete Gästezahl und geplante Ausgabezeit
Wasser und Gas haben unsere Trucks an Bord. Einen Wasser- oder Abwasseranschluss brauchst du an keinem Stopp.
Zeitplan und Fahrtage
Ein Stopp besteht aus Anfahrt, zwei bis drei Stunden Aufbau, meist zwei bis drei Stunden Ausgabe und dem Abbau. Damit ist ein Tag in der Regel gut gefüllt. Zwei Stopps an einem Tag gehen nur, wenn die Orte nah beieinander liegen und die Ausgabezeiten kurz sind. Rechne das vorher ehrlich durch, bevor die Termine an die Kundschaft gehen.
Wie eng du takten kannst, hängt stark von den Strecken ab. Die Richtwerte ab unserem Sitz in Leverkusen:
| Stopp | Strecke ab Leverkusen | Fahrzeit |
|---|---|---|
| Köln | 15 bis 25 km | 20 bis 40 Minuten |
| Düsseldorf | rund 35 km | rund 35 Minuten |
| Essen | rund 60 km | rund 50 Minuten |
| Frankfurt | rund 190 km | rund 2 Stunden |
| Berlin, Hamburg, München | 360 bis 600 km | Anreise am Vortag üblich |
Eine Tour durch NRW lässt sich deshalb anders planen als eine Route Richtung Süden. Für weite Strecken lohnt es sich, Stopps zu bündeln, damit der Truck nicht jeden Tag quer durchs Land fährt.
Gästezahlen pro Stopp schätzen
Bei einer Roadshow ist die Gästezahl schwerer vorherzusagen als bei einer Firmenfeier. Eingeladene Kunden lassen sich zählen, Laufpublikum nicht. Plane deshalb für jeden Stopp mit einer Spanne und orientiere dich an der Spitze, nicht am Durchschnitt.
Ein Truck schafft bei Vollauslastung 300 bis 400 Ausgaben pro Stunde. Das klingt nach viel, wird aber knapp, wenn eine Präsentation endet und alle gleichzeitig zum Essen gehen. In solchen Fällen hilft ein zweiter Truck oder ein Dessert-Trailer, der einen Teil der Gäste abfängt.
2022 sind wir für Amazon mit einer Roadshow durch acht Städte gefahren und haben dabei 2.000 Gäste versorgt. Rechnerisch sind das im Schnitt 250 pro Stadt. Für Stopps in dieser Größenordnung reicht rechnerisch oft ein Truck, solange sich die Gäste über die Ausgabezeit verteilen.
Branding und Menü abstimmen
Bei einer Roadshow soll der Auftritt zur Kampagne passen. Was beim Branding genau möglich ist, besprechen wir vorab gemeinsam. Das Menü lässt sich anpassen, etwa komplett vegan, und Verpackungen in Firmenfarben sind nach Absprache möglich. Plane dafür Vorlauf ein, denn gebrandete Verpackungen liegen nicht von heute auf morgen bereit.
Ein Tipp aus der Praxis: Halte das Menü an allen Stopps gleich. Das vereinfacht die Logistik und sorgt dafür, dass die Marke überall gleich wirkt. Wer etwas Abwechslung möchte, tauscht lieber ein einzelnes Gericht als die ganze Küche. Die Auswahl findest du im Menü.
Kosten und Anfrage
Der Preis hängt von Gästezahl, Anzahl der Gerichte pro Person, Datum und Dauer der Ausgabe ab. Bei weiter entfernten Städten kommen Fahrtkosten dazu, die wir im Angebot transparent ausweisen. Einen Überblick über die Faktoren gibt die Preisseite.
Für eine erste Einschätzung kannst du im Kalkulator einen typischen Stopp eingeben und die übrigen Termine im Schritt zur individuellen Anpassung beschreiben. Als Vorlauf empfehlen wir drei bis sechs Wochen, je nach Zahl der Stopps und Entfernung. Mehr zum Ablauf steht auf der Seite zum Foodtruck für Roadshows.