Kurz gesagt
Eine Weihnachtsfeier mit Foodtruck funktioniert auch bei Kälte, wenn du früh planst und den Platz winterfest machst. Der Dezember ist Hochsaison, deshalb lohnt die Anfrage schon im Spätsommer. Heizstrahler, Pavillons und Stehtische schaffen einen geschützten Bereich. Warme Gerichte und ein Dessert-Trailer mit Crêpes, Waffeln oder Kaiserschmarrn erledigen den Rest.
Eine Weihnachtsfeier mit Foodtruck klingt erst einmal nach Sommer. In der Praxis funktioniert sie im Dezember genauso gut, wenn ein paar Dinge vorher geklärt sind: wo die Gäste stehen, wie es dort warm bleibt und was auf den Teller kommt, während es draußen früh dunkel wird. Dieser Ratgeber geht die Punkte der Reihe nach durch.
Warum du schon im Spätsommer planen solltest
Fast alle Firmen wollen in denselben zwei, drei Wochen vor den Feiertagen feiern. Für Caterer ist der Dezember deshalb einer der vollsten Monate im Jahr. Wer erst im November anfragt, bekommt den Wunschtermin oft nicht mehr und muss auf einen weniger beliebten Wochentag ausweichen.
In unserem Kalkulator zählt der Dezember zur Hochsaison, genau wie Juni, August und September. Sinnvoll ist es, Termin und ungefähre Gästezahl schon im Spätsommer festzulegen. Die genaue Zahl darf sich danach noch bewegen. Für eine Firmenfeier bis 300 Gäste reichen außerhalb der Saison oft zwei Wochen Vorlauf. Im Dezember solltest du deutlich mehr Puffer einplanen.
Den Platz winterfest machen
Die Kälte allein ist selten das Problem. Ungemütlich wird es durch Wind, Nässe und lange Wege zwischen Truck und Stehtisch. Plane den Bereich vor dem Truck deshalb wie einen kleinen Raum unter freiem Himmel, mit Dach, Licht und Wärme.
| Ausstattung | Wofür sie im Winter sorgt |
|---|---|
| Pavillon oder Zelt | Schutz vor Regen und Schneeregen über dem Essbereich |
| Heizstrahler | Wärme dort, wo die Gäste länger stehen |
| Stehtische | Gäste bleiben in Bewegung und kommen leichter ins Gespräch |
| Bierzeltgarnituren mit Sitzauflage | Sitzplätze für alle, die nicht lange stehen möchten |
Pavillons und Zelte
Ein Pavillon über der Essfläche hält das Wetter ab. Wir vermieten schwarze Premium-Pavillons in 8 × 4, 6 × 4 und 4 × 4 Metern sowie Zelte mit 3 × 3 Metern. Rechne so, dass auch ein Teil der Warteschlange vor dem Truck überdacht ist. Weil es im Dezember gegen 16:30 Uhr dunkel wird, kläre außerdem, ob Hof oder Parkplatz ausreichend beleuchtet sind.
Heizstrahler richtig platzieren
Heizstrahler machen den größten Unterschied. Bei uns gibt es sie inklusive Gas. Stell sie dorthin, wo sich die Gäste nach dem Essen aufhalten, also an die Stehtische und an das Ende der Schlange. Am Eingang des Gebäudes bringen sie wenig, dort laufen die Leute nur vorbei.
Im Winter bleibt kaum jemand eine Stunde auf einer kalten Bank sitzen. Stehtische passen besser, ein paar Sitzplätze sollten trotzdem da sein. Die komplette Übersicht findest du bei der Eventausstattung.
Gerichte, die bei Kälte funktionieren
Bei niedrigen Temperaturen zählt, dass das Essen heiß bleibt, bis es gegessen ist. Gut geeignet sind Gerichte in Schalen, die die Wärme halten, und alles, was man mit einer Hand essen kann, während die andere einen Becher hält.
- Ramen und Currys aus der Asia-Küche, zum Beispiel Butter Chicken oder Chana Masala
- Burrito Bowls mit Chili con Carne
- Currywurst, Bratwurst und Krakauer vom Grill Truck
- Flammkuchen und Reibekuchen
- Shawarma oder Falafel Wrap
Vegetarische und vegane Gerichte sind bei uns standardmäßig dabei. Wenn jemand im Team Gluten oder Laktose nicht verträgt, bereiten wir separat zu. Gib solche Fälle am besten schon bei der Anfrage an, dann lässt sich die Menge sauber planen. Die ganze Auswahl steht im Menü.
Der Dessert-Trailer als zweite Station
Ein Dessert-Trailer neben dem Haupt-Truck verteilt die Gäste. Während die einen noch essen, holen sich die anderen schon Crêpes, belgische Waffeln am Stiel, Churros oder Kaiserschmarrn. Gebrannte Mandeln und Apfelstrudel passen zur Jahreszeit und riechen nach Weihnachtsmarkt, ohne dass du einen Markt aufbauen musst. Der Trailer braucht eine Fläche von rund 4 × 2 Metern.
Bei den Getränken kommen im Winter Kaffeespezialitäten gut an. Für Bier, Wein und Sekt gibt es den Barwagen, Softdrinks stehen in 0,33-l-Glasflaschen direkt am Truck. Mehr dazu auf der Seite zum Getränke-Catering.
Ablauf am Tag der Feier
Ein Truck braucht zwei bis drei Stunden Aufbau, bevor die Ausgabe beginnt. Die Ausgabe selbst dauert meist zwei bis drei Stunden. Soll um 18 Uhr gegessen werden, steht der Truck also am Nachmittag auf dem Gelände. Pro Truck brauchen wir einen Stromanschluss mit 230 Volt (16 Ampere), Wasser und Gas sind an Bord.
Im Rheinland sind die Wege kurz. Von unserem Sitz in Leverkusen sind es nach Köln je nach Stadtteil 20 bis 40 Minuten, nach Düsseldorf rund 35 Minuten. Plane im Dezember trotzdem etwas Luft ein, der Verkehr vor den Feiertagen ist kein Geheimnis.
Ein Beispiel aus der Praxis
2022 haben wir für PICNIC eine XMAS-Woche in Düsseldorf und Wien begleitet, mit 2.500 Gästen. Die Idee lässt sich auf viele Betriebe übertragen: Eine Weihnachtsfeier muss nicht an einem einzigen Abend stattfinden. Wer im Schichtbetrieb arbeitet oder mehrere Standorte hat, kann sie auf mehrere Termine verteilen, damit alle einmal dabei sind.
Was die Feier kostet
Den Preis bestimmen vor allem Gästezahl, Anzahl der Gerichte pro Person, Datum und Dauer der Ausgabe. Weil der Dezember Hochsaison ist, spielt das Datum hier eine Rolle. Eine erste Preisspanne zeigt dir der Kalkulator, die Faktoren im Überblick stehen auf der Preisseite. Heizstrahler, Pavillons und Stehtische kannst du direkt mitbuchen. Alles Weitere zur Planung findest du auf unserer Seite zur Weihnachtsfeier mit Foodtruck.